„Brauchen wir einen Server?“

Ab zwei Personen in Ihrer Firma sollten Sie sich die Anschaffung eines Servers durchaus überlegen:

• Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten:
  Ab zwei Personen in der Firma ist es notwendig, die Firmendaten beiden Personen kontrolliert, abgesichert und nachvollziehbar zur Verfügung zu stellen.
  
  
• Vorgangsbearbeitung per gemeinsamen Zugriff auf alle eMail-Daten (im Büro & unterwegs):
  Organisatorisch äußerst effizient ist die Verwendung des eMail-Systems als Vorgangs-Bearbeitung (also EDV-gestützte Genehmigung, Freigabe, …).
  
  
• Professionelle Sicherung - als Katastrophen-Schutz:
  Sie brauchen unbedingt eine professionelle Sicherung und Datenwiederherstellung, weil Sie es sich nicht mehr leisten können, Daten durch einen Ausfall der EDV zu verlieren

Diese drei Ziele kann man mit einem Server sehr gut erreichen!

• Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

Stellen Sie sich vor, einer Ihrer Mitarbeiter erstellt ein Dokument, bei dem noch einige Daten fehlen, die nur Sie kennen. Dann kann Ihr Mitarbeiter dieses Dokument einfach in den Ordner „Offene Ausschreibungen“ legen und Sie wissen, dass er von Ihnen die Ergänzung der Daten braucht.

Dann, wenn Sie Zeit haben, ergänzen Sie die Daten in diesem Dokument und schieben es einfach in den Ordner „Ergänzte Ausschreibungen“ (das können Sie übrigens rund um die Uhr und auch von auswärts erledigen). Ihr Mitarbeiter sieht sofort, dass Sie das Dokument bearbeitet haben und setzt den Geschäfts-Prozess fort.

• Hinweis:
  Das geht über das herkömmliche Konzept des „File-Service“ (mit dem man auf die Daten eines beliebigen laufenden und im Netz befindlichen PCs zugreifen kann) weit hinaus.
• Bei einem Server kann man immer auf die Firmendaten zugreifen, egal, ob einer der Arbeitsplätze eingeschaltet ist, oder vielleicht sogar außer Haus ist (ein Laptop etwa geht gerne auf Reisen)
• Von einem Server kann man auch extern Daten abrufen (beim Kunden, auf Geschäfts-Reisen, … und das über sichere Leitungen, so genannte VPNs: Virtuelle Private Netzwerke)
• Vorteile:
  Es gibt …
• … keine doppelten Dokumente mehr!
• … keine „alten Versionen“ mehr, die irrtümlich zum Kunden gehen!
• … keine Situation mehr, in der ein Mitarbeiter nicht weiß, was der andere bereits/nicht gemacht hat.
• … also keine Vergeudung wertvoller Arbeitszeit mehr.
  

• Vorgangsbearbeitung per gemeinsamen Zugriff auf alle eMail-Daten

Diese im Kapitel „Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten“ angedeutete Vorgangsbearbeitung kann man natürlich auch mit eMails machen. Sie kennen das ja von Outlook, wo Sie beliebige Ordner erstellen können.

Mit einem Server (durch Exchange) wird diese Funktionalität aber signifikant verbessert:

• Alle Personen greifen auf den gleichen Postkorb zu
  (natürlich Berechtigungs-gesteuert)
• Das heißt, ein Dokument, das ein Mitarbeiter aus dem (gemeinsamen) Posteingang genommen hat, ist auch bei den anderen MitarbeiterInnen nicht mehr dort, sonder vielmehr in dem Ordner zu finden, in den der Mitarbeiter das Dokument hin verschoben hat.
  Damit ist „sinnlose Doppelarbeit“ wegen einer eMail für immer erledigt.
• Sie können den Genehmigungs- und Freigabe-Prozess jeglicher Information in Exchange abbilden und nachvollziehen.
• Sie können beliebige Prozesse festlegen, wie mit einer bestimmten Information (Auftrag, Lieferschein, …) vorzugehen ist und im Nachhinein auch nachvollziehen, wer welche Aktionen gesetzt hat.
  

Damit haben Sie die von Normungs-Instituten immer vehementer geforderte „Nachvollziehbarkeit Ihrer Produktion und Administration“ voll im Griff.

• Professionelle Sicherung

Speziell mit der sogenannten „Groupware“ Exchange (als Groupware bezeichnet man eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg) wird die Vision des papierlosen Büros zwar sicher nicht Wirklichkeit, trotzdem spart diese Funktion jede Menge Papier, weil die „Vorgangsbearbeitung“ auf dem System abgebildet ist.

Sie können davon ausgehen, dass Sie auf die Funktionalität, die Exchange in Ihre Firma bringt, schon nach kurzer Zeit nicht mehr verzichten möchten. Die Frage: „Wie haben wir das bloß vorher gemacht?“  werden Sie garantiert einmal stellen.

Wo viel Licht ist, ist aber immer auch viel Schatten. Je mehr Sie Betriebsabläufe in die EDV auslagern, desto wichtiger, mitunter sogar existenziell wichtig wird die Verfügbarkeit Ihrer Daten.

Daher müssen Sie dem Thema Sicherung eine ganz wichtige Bedeutung verleihen. Nur Daten, die professionell gesichert sind, erlauben im schlimmsten Fall (die EDV geht kaputt) die rasche Wiederherstellung des administrativen Status quo.

Vergessen Sie auch nicht, dass nicht nur Computer kaputt gehen können. Auch Wasser und Feuer können Ihre EDV lahmlegen. Dafür vorzusorgen ist eine Aufgabe, die noch nicht alle Chefs als ihre erkannt haben.

• Wir können Sie beraten

Wir haben herausragend professionelle organisatorische und technische Erfahrung beim Einsatz von Groupware, von Vorgangsbearbeitung und bei der professionellen Sicherung/Wiederherstellung Ihrer Daten.

Wir wenden unser Know-how gerne für Sie und Ihre Firma an.

Rufen Sie uns doch zur Terminvereinbarung an:
0699 / 17 06 12 57
Diese E-Mail Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, Sie müssen Javascript aktivieren, damit Sie es sehen können

Liebe Grüße Herbert Weissengruber